“样品看起来不错”可以表达对外观的认可，却没有说明抽屉是否顺畅、椅子与指定桌子是否匹配，也没有证明项目要求的检测报告适用于这版结构。
样品确认最好拆成几项决定。有些已经可以通过，有些还要修改，还有些需要另外提供证据。
检查之前先把样品身份记录好
写明家具编号、图纸版本、样品编号和收样日期。与预计生产版本不同的地方要单独标注，例如临时五金、替代面料或未最终确定的涂装。
照片同时保留整件和局部。问题写清位置，例如“左门下方靠铰链处”，比“柜门有问题”更容易落实。只有特写、没有全景，过一段时间后可能连位置都难以确认。
把每项确认交给合适的人
| 范围 | 需要确认什么 |
|---|---|
| 外观 | 比例、外露连接、纹理方向及可见面处理。 |
| 尺寸 | 约定的关键尺寸，以及与相邻物品的配合。 |
| 日常功能 | 门、抽屉、可拆部件和指定调节功能。 |
| 表面 | 实物样板、观察光线及另外约定的涂装要求。 |
| 证明资料 | 所需检测、报告对应版本及缺少的材料。 |
| 包装 | 是否属于本轮确认，还是单独评审。 |
多人参与时，写明各项由谁决定。设计师认可外观，不代表使用方已经确认清洁和维护是否方便。
确认状态要能指导下一步
可以分别标为“按当前样品接受”“修改后重新提交”“资料待补”。是否允许正式生产应另行明确，不能藏在笼统的“基本通过”里。
举个假设例子：柜子颜色通过，但把手位置需要调整。记录应写清移动要求，并说明用新图、部件照片还是重做样品来关闭这条意见。具体方式取决于修改的重要性。
外观检查不能代替性能检测
试坐、开关抽屉可以帮助发现使用问题，但不能据此认定承载值、耐久等级或符合某项标准。项目需要这些证据时，应由相关专业人员确认产品、方法和报告。
材料、尺寸或五金后来又变了，还要询问已有报告是否继续适用。核对方法见家具证书与检测报告阅读指南。
给后续生产留一个明确参照
约定保留整件样品、表面样板、照片、图纸中的哪些资料，并使用可以追溯的编号。没有标签的实物样品，也可能与早期版本混淆。
最后列出已通过事项、待办、负责人和生产放行决定。之后再有变化，就围绕这份已确认记录更新，而不是凭聊天印象判断。