文件名写着“最终版”，不代表所有人手里拿的是同一份。供应商可能还在看上一版文件，设计师已经改了模型，采购又在另一条消息里确认了颜色。每个人都可能以为自己的资料是最新的。
交接图纸首先要回答：这件家具，这一次，以哪份文件为准？
每个附件都应有明确用途
参考图片表达外观，平面图表达摆放关系，尺寸图表达几何要求。可编辑模型有助于深化，但如果它与已发出的图纸不同，必须说明谁负责判断、以哪一份为依据。
随附件发一张简短清单，写明版本、用途和冲突时的处理方式。用于估价、制作样品、正式生产的图纸，应有不同的状态，不能混用。
| 文件 | 需要记录什么 |
|---|---|
| 家具图纸 | 家具编号、版本、日期和本次用途。 |
| 模型 | 格式、单位及对应的图纸版本。 |
| 表面样板 | 样板编号、适用表面及确认状态。 |
| 空间图 | 现场尺寸是否复核，以及家具对应位置。 |
| 修改说明 | 改了什么、什么没变、谁需要回复。 |
优先标出影响配合的尺寸
除了宽、深、高，还应关注与其他物品的配合：床边抽屉能否打开、椅子与桌子是否搭配、层板开口能否放入预定物品。
柜子的外部宽度和内部净宽要分清。尺寸是在饰面或软包完成前还是完成后测量，也应说明。单位应出现在图纸里，不能只依赖文件默认设置。
尚未确定的尺寸公差不要随手填数。应由负责的设计或工程人员与供应商共同确认允许范围，以及怎样测量关键位置。只有一个很严格的数字，却没有共同测量方法，仍可能发生争议。
补全正视图看不到的地方
背面是否外露、底面怎样处理、走线孔位置、把手突出多少、门往哪边开，都容易被一张正视图遗漏。必要时增加视图或标注照片；组合家具还要写清相邻件是否属于同一批供货范围。
未完成设计的连接或安装节点，应标为待技术评审。采购草图不能代替结构确认。供应商提出的修改，也应回到图纸中供确认。
修改时同时检查相关资料
举个假设例子：床头柜由一个抽屉改成两个，变化可能不仅是立面，还涉及五金、内部空间、打样要求和价格。不要直接把它当成只影响外观的小改动。
每次更新同时发送新图、修改摘要和旧版停用说明。旧图可以保留作记录，但要明确标为已替代。
让收件人明确回复收到什么
- 确认收到的家具编号和图纸版本。
- 按图号列出未解决的问题。
- 将建议的结构修改交回评审。
- 写明最终确认人。
- 明确下一步，以及进入下一步前要取得的确认。