一张参考图可以开启家具询价，却无法说明柜子要整装到货还是现场组装、背板是否外露、报价需要送到仓库还是客房。没有说清楚的地方，往往会变成供应商各自的假设。
询价资料的价值，不在于附件多，而在于让对方看得出哪些必须满足、哪些只是参考、哪些需要一起讨论。即使还没有完整图纸，也能先把这三类信息整理好。
先给每件家具一个固定编号
例如用“GR-04，客房边柜”标记同一件家具。这里的编号只是示例，并非在售型号。平面图、参考图片、报价单和确认记录都使用这个编号，设计师称它“餐边柜”、采购称它“储物柜”，也不容易对错对象。
不同尺寸或不同结构要分行列出数量，备用件另列。不能因为外观接近，就把宽窄两个版本合并成一个订购数量。
把要求分成三类
| 状态 | 适合填写的内容 |
|---|---|
| 已经确定 | 实际摆放位置、数量、进场限制、目的地。 |
| 参考方向 | 造型、竹材方向、颜色、五金偏好。 |
| 需要讨论 | 具体结构、涂装、拆装方式和包装方案。 |
参考图尤其需要说明用途。只借鉴比例，就写清楚；某个弧面、边缘或把手必须保留，就在图上标注。这样不会把图片中的每个细节都误当成生产要求。
优先提供会影响使用的尺寸
外部宽、深、高要注明单位。还应补充家具与其他物品的关系，例如柜内电器开口、桌下净空、门扇开启范围。一张标注清楚的空间平面图，通常比几条互不关联的尺寸更容易理解。
现场尺寸应标明“已复核”或“暂定”，并要求供应商在深化前提出冲突。尚未复核的墙面尺寸，不应直接变成生产依据。
交付要求要说清楚具体节点
写明目的国家、交货地点、卸货条件和组装地点。如果到货后还要入库等待安装，也应说明。“交期”最好明确指离厂、到仓，还是已经完成现场摆放。
同时要求报价写清采用的交付条件。国际商会对 Incoterms® 的说明涉及运输责任、费用和风险的划分，单独写一个目的地并不能说明全部报价范围。
可以直接复制的询价清单
- 家具编号、名称和参考图。
- 各版本数量，以及单独列明的备用数量。
- 尺寸、单位和现场限制。
- 必须保留的设计，以及可以调整的部分。
- 材料与表面方向，有实物样板时附编号。
- 使用场景，以及项目要求的检测和文件。
- 拆装、包装偏好，或需要供应商比较的方案。
- 目的地、具体交货点和关键时间节点。
- 负责确认意见的一位联系人。
发送前再加一句：“请列明本次报价采用了哪些假设，还有哪些事项需要我们确认。”收到的回答，就能成为下一轮沟通的待办。